العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها قبل التعاقد مع مزود خدمة النسخ
تحديد مستوى خبرتهم في مجال عملك.
يعد اكتشاف مدى خبرة شركة النسخ في مجال عملك أحد أهم المهام التي يجب القيام بها قبل اختيار واحدة. يتخصص العديد من البائعين في صناعة واحدة. اكتشف أيضًا من هم بعض عملائهم السابقين والحاليين.
الاستفسار عن سياسات أمن البيانات الخاصة بالشركة.
لا يتم تضمين المعلومات الشخصية أو السرية في المعلومات الصوتية التي يتم تحويلها إلى نص في عدة قطاعات. ومن ناحية أخرى، فإن العديد من الشركات التي تتطلب النسخ، لديها مواد حساسة في تسجيلاتها، مثل أرقام الضمان الاجتماعي، والسجلات الطبية، والمعلومات المالية، وما إلى ذلك. وينطبق هذا بشكل خاص في قطاع التأمين، حيث تحتوي البيانات المسجلة على قدر كبير من المعلومات الحساسة ومعلومات التعريف الفردية (PII). إذا كانت شركتك تندرج ضمن هذه الفئة، فمن الضروري أن تتعامل مع شركة نسخ ذات سمعة طيبة والتي تعطي الأولوية لحماية البيانات ولديها سياسات وتقنيات أمنية موثقة ومدققة.
قراصنة هذه الأيام أذكياء. وهم يعرفون المؤسسات التي يجب استهدافها من أجل الحصول على المعلومات التي يحتاجونها لسرقة الهوية، ويمكنهم تحديد العيوب في أنظمة الشركة بسرعة. من وقت وصول التسجيلات الصوتية حتى تتلقى النص النهائي وما بعده، يجب على أي شركة تسجيل بيانات مسجلة تعمل معها استخدام أحدث الأدوات المتاحة للحفاظ على أمان المعلومات الشخصية لعميلك. ويجب عليهم أيضًا مراقبة أنظمتهم بشكل منتظم والاستجابة للتطورات في تقنيات أمن المعلومات عند حدوثها.
استفسر عن وقت التسليم وخيارات الجدولة.
عند اختيار شركة النسخ، يجب عليك أيضًا الاستفسار عن وقت الاستجابة. هل هناك حد زمني للمدة التي يجب أن يتم فيها نسخ الملف قبل أن يتم إرجاعه، أم أن الجدول الزمني مرن؟ يجب تجنب أي شركة تترك الجدول الزمني مفتوحًا لأنه قد يشير إلى تأخير في مشروعك، مما قد يؤدي إلى كسر الصفقة بالنسبة لك.
ستحتاج أيضًا إلى اكتشاف ما إذا كانوا يقدمون أي شكل من أشكال الخدمة العاجلة. قد يكون العمل مع شركة تقدم هذا النوع من الخدمة أمرًا بالغ الأهمية في الأوقات التي يحدث فيها حدث غير متوقع، مما يتركك في موقف صعب. بدلاً من ذلك، استفسر عن سياسة أوامر الطوارئ الخاصة بهم وأسرع وقت ممكن للتنفيذ. تحقق أيضًا مما إذا كان هناك إجراء مباشر لتقديم هذه الأنواع من الطلبات.
اطلب قائمة بأمثلة المشاريع السابقة.
عند البحث عن خدمة نسخ عالية الجودة، يجب عليك أيضًا أن تطلب أمثلة للوظائف والمراجع السابقة. تعتبر نماذج النسخ وتفاصيل المشروع السابق والمراجع من العملاء المستعدين للتواصل مع المستهلكين الجدد مثلك كلها أمثلة على ذلك.
على الرغم من أنه يمكنك فقط طرح هذه الأسئلة، إلا أنه من الجيد عمومًا التحدث مع العملاء الحاليين وإلقاء نظرة على نماذج العمل قبل اتخاذ القرار. تريد اختيار الشركة الصحيحة لأنك ستعمل معهم لفترة طويلة. التبديل غير مريح، وتريد تجنب الصداع الناتج عن التبديل قدر الإمكان. يمكن للتسويق أن يجعل الشركة تبدو أكثر إثارة للإعجاب مما هي عليه، ولكن البيانات من المشاريع السابقة توفر صورة أوضح بكثير عن كيفية أداء الشركة عندما يتعلق الأمر بإنجاز العمل.
أهم فوائد الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات النسخ
عندما يكون لديك الأدوات المناسبة، يصبح القيام بعملك أسهل بكثير. يمكن أن يكون الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات النسخ إحدى الطرق للحصول على هذه الموارد الضرورية عندما تكون في أمس الحاجة إليها. فيما يلي بعض الفوائد المرتبطة بالتعاقد مع شركة نسخ لأنواع معينة من المشاريع:
إمكانية الوصول
عندما يتعين إنجاز العمل بسرعة أو في أوقات محددة، قد لا تتمتع الشركات التي تقدم خدمة النسخ في الموقع بالمرونة الكافية لتلبية احتياجاتك. ومع ذلك، مع موفر الاستعانة بمصادر خارجية، فإن هذا بشكل عام أقل أهمية لأنه غالبًا ما يكون متاحًا على مدار 24 ساعة في اليوم وقادر على تقديم الدعم عند الحاجة (مرجع).
الخبرة ومراقبة الجودة
عادةً ما تقدم الشركات المتخصصة في إدخال البيانات خبرة فائقة ومراقبة الجودة في خدماتها. هذه الشركات مجهزة عمومًا للتعامل مع مجموعات البيانات المعقدة، ولديها بروتوكولات معمول بها من أجل النسخ الدقيق للبيانات (مرجع). نظرًا لعدم الحاجة إلى مراقبة النظام باستمرار أو التأكد من دقته بمجرد إعداده، يمكنك التركيز على المهام الأكثر أهمية التي بين يديك.
أمن البيانات
هناك الكثير من الفوائد المرتبطة بالاستعانة بمصادر خارجية لخدمات النسخ عندما يتعلق الأمر بأمن المعلومات أيضًا. في حين أنه يجب على جميع الشركات إعطاء الأولوية لحماية البيانات وأن يكون لديها سياسات وتقنيات أمنية موثقة ومدققة، فإن هذا ليس ممكنًا دائمًا بسبب قيود الوقت أو نقص الخبرة. وهذا يعني أن بعض المنظمات قد لا تتمكن من الحفاظ على معلوماتك الشخصية آمنة لأي فترة من الوقت دون مساعدة الخبراء.
خطوات سهلة في اختيار مزود خدمات النسخ
عندما يكون الوقت بالغ الأهمية ويكون أمن البيانات هو الاهتمام الأكبر، يمكن أن يكون الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات النسخ هو الخيار الأكثر أمانًا لشركتك.
تعد عملية التعاقد مع مزود خدمات النسخ واضحة نسبيًا عندما يكون لديك الأدوات المناسبة. فيما يلي بعض النصائح لاختيار شركة يمكنها توفير إدخال بيانات عالي الجودة ونسخ دقيق:
قيم احتياجاتك
كلما كنت مستعدًا بشكل أفضل، أصبح من الأسهل العثور على مزود الخدمة المناسب. حدد نوع المشروع الذي يتم تنفيذه ومقدار الدعم الذي تحتاجه قبل البحث عن الشركات أو الاتصال بها. يتيح ذلك وقتًا للبحث حتى لا تتم مقارنة التفاح بالبرتقال أثناء مرحلة التقييم.
انظر إلى العينات
عند تقييم موفري خدمات النسخ، اطلب أمثلة من الوظائف السابقة بالإضافة إلى مراجع من العملاء الحاليين الذين كانوا على استعداد لمناقشة تجاربهم في العمل معًا في مشاريع مماثلة. يمكن أن توفر هذه المراجع صورة أوضح بكثير عن كيفية أداء الشركة عندما يتعلق الأمر بالدقة والإكمال في الوقت المناسب.
ابحث عن المرونة
يتوفر عمال النسخ أيضًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، مما يعني أنهم قادرون على تلبية احتياجاتك حتى لو كنت بحاجة إلى الدعم في ساعات غريبة أو في غضون مهلة قصيرة. يعد هذا مفيدًا لأنه ليست هناك حاجة لمراقبة تقدمهم باستمرار والتأكد من دقته بمجرد إعداده.
اتصل بخدمات الترجمة الإلكترونية لأي مشروع نسخ
عندما تحتاج إلى ناسخ محترف، ما عليك سوى أن تتذكر اسمًا واحدًا - خدمات الترجمة الإلكترونية. يمكن لشبكتنا من عمال النسخ الناطقين الأصليين مساعدتك في تلبية احتياجات النسخ المحددة الخاصة بك. من السهل التواصل معنا: عبر البريد الإلكتروني على [البريد الإلكتروني محمي] أو عبر الهاتف على (800) 882 6058. اتصل ETS الآن.
