Wichtige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie einen Transkriptionsdienstleister beauftragen
Bestimmen Sie den Grad ihrer Fachkompetenz in Ihrem Fachgebiet.
Es ist eine der wichtigsten Aufgaben, herauszufinden, wie erfahren ein Transkriptionsunternehmen in Ihrem Bereich ist, bevor Sie sich für eines entscheiden. Viele Anbieter sind auf eine einzige Branche spezialisiert. Finden Sie außerdem heraus, wer einige ihrer früheren und aktuellen Kunden sind.
Erkundigen Sie sich nach den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens.
Persönliche oder vertrauliche Informationen sind in den Audioinformationen, die in mehreren Sektoren in Text umgewandelt werden, nicht enthalten. Andererseits enthalten viele Unternehmen, die eine Transkription verlangen, sensibles Material in ihren Aufzeichnungen, wie z. B. Sozialversicherungsnummern, Krankenakten, Finanzinformationen usw. Dies gilt insbesondere im Versicherungssektor, wo aufgezeichnete Abrechnungen viele sensible und individuell identifizierbare Informationen (PII) enthalten. Wenn Ihr Unternehmen in diese Kategorie fällt, ist es wichtig, dass Sie mit einem seriösen Transkriptionsunternehmen zusammenarbeiten, das den Datenschutz priorisiert und über dokumentierte, geprüfte Sicherheitsrichtlinien und -technologien verfügt.
Heutzutage sind die Hacker scharfsinnig. Sie wissen, auf welche Organisationen sie abzielen müssen, um an die für den Identitätsdiebstahl benötigten Informationen zu gelangen, und können Schwachstellen in Unternehmenssystemen schnell identifizieren. Vom Eintreffen der Audioaufnahmen bis zum Erhalt des endgültigen Transkripts und darüber hinaus sollte jedes Unternehmen, mit dem Sie für die Transkription aufgezeichneter Aussagen zusammenarbeiten, die aktuellsten verfügbaren Tools verwenden, um die persönlichen Daten Ihres Kunden zu schützen. Sie sollten ihre Systeme außerdem regelmäßig überwachen und auf Entwicklungen bei Informationssicherheitstechnologien reagieren, sobald diese eintreten.
Erkundigen Sie sich nach Bearbeitungszeiten und Planungsmöglichkeiten.
Wenn Sie ein Transkriptionsunternehmen auswählen, sollten Sie sich auch nach der Bearbeitungszeit erkundigen. Gibt es eine Frist dafür, wie lange eine Datei transkribiert werden muss, bevor sie zurückgegeben werden kann, oder ist der Zeitplan flexibel? Jedes Unternehmen, das den Zeitplan offen lässt, sollte gemieden werden, da dies auf Verzögerungen bei Ihrem Projekt hinweisen könnte, die für Sie zum Deal-Breaker werden könnten.
Sie möchten auch herausfinden, ob sie einen beschleunigten Service anbieten. Die Zusammenarbeit mit einem Unternehmen, das diese Art von Dienstleistungen anbietet, kann in Zeiten, in denen ein unvorhergesehenes Ereignis eintritt und Sie in eine schwierige Situation bringt, von entscheidender Bedeutung sein. Erkundigen Sie sich stattdessen nach den Richtlinien für Notfallbestellungen und der schnellstmöglichen Bearbeitungszeit. Prüfen Sie auch, ob es ein unkompliziertes Verfahren für die Aufgabe dieser Art von Bestellungen gibt.
Fordern Sie eine Liste bisheriger Projektbeispiele an.
Wenn Sie nach einem hochwertigen Transkriptionsdienst suchen, sollten Sie auch nach Beispielen früherer Aufträge und Referenzen fragen. Beispiele hierfür sind Beispieltranskriptionen, frühere Projektdetails und Referenzen von Kunden, die bereit sind, mit neuen Verbrauchern wie Ihnen zu kommunizieren.
Obwohl Sie diese Fragen einfach stellen können, ist es im Allgemeinen eine gute Idee, mit aktuellen Kunden zu sprechen und sich Musterarbeiten anzusehen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Sie möchten sich für das richtige Unternehmen entscheiden, weil Sie lange mit ihm zusammenarbeiten werden. Der Wechsel ist umständlich und Sie möchten Wechselkopfschmerzen so weit wie möglich vermeiden. Marketing kann ein Unternehmen beeindruckender erscheinen lassen, als es ist, aber Daten aus früheren Projekten liefern ein weitaus klareres Bild davon, wie ein Unternehmen bei der Erledigung seiner Aufgaben abschneidet.
Die wichtigsten Vorteile der Auslagerung von Transkriptionsdiensten
Wenn Sie über die richtigen Werkzeuge verfügen, ist es viel einfacher, Ihre Arbeit zu erledigen. Die Auslagerung von Transkriptionsdiensten kann eine Möglichkeit sein, diese notwendigen Ressourcen dann zu erhalten, wenn Sie sie am meisten benötigen. Hier sind einige Vorteile, die mit der Beauftragung eines Transkriptionsunternehmens für bestimmte Arten von Projekten verbunden sind:
Zugänglichkeit
Wenn die Arbeit schnell oder zu bestimmten Zeiten erledigt werden muss, sind Unternehmen, die einen Transkriptionsdienst vor Ort anbieten, möglicherweise nicht flexibel genug, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden. Bei einem ausgelagerten Anbieter stellt dies jedoch im Allgemeinen weniger ein Problem dar, da dieser häufig rund um die Uhr verfügbar ist und jederzeit Support leisten kann (Referenz).
Fachwissen und Qualitätskontrolle
Unternehmen, die sich auf die Dateneingabe spezialisiert haben, bieten mit ihren Dienstleistungen in der Regel auch hervorragendes Fachwissen und Qualitätskontrolle. Diese Unternehmen sind im Allgemeinen für den Umgang mit komplexen Datensätzen gerüstet und verfügen über Protokolle zur genauen Transkription der Daten (Referenz). Da das System nach der Einrichtung nicht ständig überwacht oder seine Genauigkeit sichergestellt werden muss, können Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Datensicherheit
Auch im Hinblick auf die Informationssicherheit bietet die Auslagerung von Transkriptionsdiensten zahlreiche Vorteile. Obwohl alle Unternehmen dem Datenschutz Priorität einräumen und über dokumentierte, geprüfte Sicherheitsrichtlinien und -technologien verfügen sollten, ist dies aufgrund von Zeitbeschränkungen oder mangelndem Fachwissen nicht immer möglich. Dies bedeutet, dass einige Organisationen ohne fachkundige Unterstützung möglicherweise nicht in der Lage sind, Ihre persönlichen Daten über einen längeren Zeitraum zu schützen.
Einfache Schritte zur Auswahl eines Transkriptionsdienstleisters
Wenn die Zeit entscheidend ist und die Datensicherheit oberste Priorität hat, kann die Auslagerung von Transkriptionsdiensten die sicherste Option für Ihr Unternehmen sein.
Die Beauftragung eines Transkriptionsdienstleisters ist relativ unkompliziert, wenn Sie über die richtigen Tools verfügen. Hier sind einige Tipps für die Auswahl eines Unternehmens, das qualitativ hochwertige Dateneingabe und genaue Transkriptionen bieten kann:
Bewerten Sie Ihre Bedürfnisse
Je besser Sie vorbereitet sind, desto einfacher wird es, einen geeigneten Dienstleister zu finden. Ermitteln Sie, welche Art von Projekt durchgeführt wird und wie viel Unterstützung Sie benötigen, bevor Sie sich Unternehmen ansehen oder mit ihnen Kontakt aufnehmen. Dadurch bleibt Zeit für die Recherche, sodass in der Bewertungsphase Äpfel nicht mit Birnen verglichen werden.
Schauen Sie sich Beispiele an
Fragen Sie bei der Beurteilung von Transkriptionsanbietern nach Beispielen früherer Aufträge sowie nach Referenzen aktueller Kunden, die bereit waren, über ihre Erfahrungen bei der Zusammenarbeit bei ähnlichen Projekten zu sprechen. Diese Referenzen können ein viel klareres Bild davon vermitteln, wie das Unternehmen in Bezug auf Genauigkeit und termingerechte Fertigstellung abschneidet.
Suchen Sie nach Flexibilität
Transkriptionisten sind außerdem rund um die Uhr verfügbar, was bedeutet, dass sie auf Ihre Bedürfnisse eingehen können, selbst wenn Sie zu unregelmäßigen Zeiten oder kurzfristig Unterstützung benötigen. Dies ist von Vorteil, da der Fortschritt nach der Einrichtung nicht ständig überwacht und die Genauigkeit sichergestellt werden muss.
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