Principais fatores a serem considerados antes de contratar um provedor de serviços de transcrição
Determine o nível de especialização deles em sua área.
Descobrir a experiência de uma empresa de transcrição em sua área é uma das tarefas mais importantes a serem realizadas antes de selecionar uma. Muitos fornecedores se especializam em um único setor. Além disso, descubra quem são alguns de seus clientes anteriores e atuais.
Informe-se sobre as políticas de segurança de dados da empresa.
Informações pessoais ou confidenciais não estão incluídas nas informações de áudio transcritas para texto em diversos setores. Muitas empresas que exigem transcrição, por outro lado, possuem material confidencial em suas gravações, como números de previdência social, registros médicos, informações financeiras e assim por diante. Isto é particularmente aplicável no sector dos seguros, onde as declarações registadas contêm uma grande quantidade de informações sensíveis e de identificação individual (PII). Se a sua empresa se enquadra nesta categoria, é fundamental que você se envolva com uma empresa de transcrição confiável que priorize a proteção de dados e tenha políticas e tecnologias de segurança documentadas e verificadas.
Os hackers de hoje em dia são astutos. Eles sabem quais organizações devem ser alvo para obter as informações necessárias para roubo de identidade e podem identificar rapidamente falhas nos sistemas da empresa. Desde o momento em que as gravações de áudio chegam até você receber a transcrição final e além, qualquer empresa de transcrição de extratos gravados com a qual você trabalha deve usar as ferramentas mais atualizadas disponíveis para manter as informações pessoais do seu cliente seguras. Deverão também monitorizar os seus sistemas regularmente e responder aos desenvolvimentos nas tecnologias de segurança da informação à medida que estes ocorrem.
Informe-se sobre o tempo de resposta e opções de agendamento.
Ao escolher uma empresa de transcrição, você também deve perguntar sobre o tempo de resposta. Existe um limite de tempo para um arquivo ser transcrito antes de poder ser devolvido ou o cronograma é flexível? Qualquer empresa que deixe o cronograma em aberto deve ser evitada, pois pode indicar atrasos no seu projeto, o que pode ser um obstáculo para você.
Você também vai querer descobrir se eles fornecem alguma forma de serviço rápido. Trabalhar com uma empresa que presta esse tipo de serviço pode ser fundamental em momentos em que ocorre um imprevisto, deixando você em uma situação difícil. Em vez disso, pergunte sobre a política de pedidos de emergência e o prazo de resposta mais rápido possível. Além disso, veja se existe um procedimento simples para fazer esse tipo de pedido.
Solicite uma lista de exemplos de projetos anteriores.
Ao procurar um serviço de transcrição de alta qualidade, você também deve pedir exemplos de trabalhos anteriores e referências. Transcrições de exemplos, especificações de projetos anteriores e referências de clientes prontos para se comunicar com novos consumidores como você são exemplos disso.
Embora você possa apenas fazer essas perguntas, geralmente é uma boa ideia conversar com os clientes atuais e observar exemplos de trabalho antes de tomar uma decisão. Você deseja escolher a empresa correta porque trabalhará com ela por muito tempo. A troca é inconveniente e você deseja evitar ao máximo dores de cabeça na troca. O marketing pode fazer uma empresa parecer mais impressionante do que realmente é, mas os dados de projetos anteriores fornecem uma imagem muito mais clara do desempenho de uma empresa quando se trata de realizar o trabalho.
Principais benefícios da terceirização de serviços de transcrição
Quando você tem as ferramentas certas instaladas, é muito mais fácil fazer seu trabalho. A terceirização de serviços de transcrição pode ser uma forma de obter os recursos necessários quando você mais precisa deles. Aqui estão alguns benefícios associados à contratação de uma empresa de transcrições para determinados tipos de projetos:
Acessibilidade
Quando o trabalho precisa ser feito rapidamente ou em horários específicos, as empresas que prestam um serviço de transcrição no local podem não ser flexíveis o suficiente para atender às suas necessidades. Porém, com um provedor terceirizado, isso geralmente é menos preocupante porque eles geralmente estão disponíveis 24 horas por dia, 365 dias por ano e são capazes de fornecer suporte sempre que necessário (referência).
Experiência e controle de qualidade
As empresas especializadas em entrada de dados também costumam oferecer experiência superior e controle de qualidade com seus serviços. Essas empresas geralmente estão equipadas para lidar com conjuntos de dados complexos e possuem protocolos para transcrição precisa de dados (referência). Como não há necessidade de monitorar continuamente o sistema ou garantir sua precisão depois de configurado, você pode se concentrar nas tarefas mais críticas que tem em mãos.
A segurança dos dados
Existem muitos benefícios associados à terceirização de serviços de transcrição também quando se trata de segurança da informação. Embora todas as empresas devam priorizar a proteção de dados e ter políticas e tecnologias de segurança documentadas e verificadas, isso nem sempre é possível devido a restrições de tempo ou falta de experiência. Isso significa que algumas organizações podem não conseguir manter suas informações pessoais seguras por qualquer período de tempo sem assistência especializada.
Etapas fáceis para escolher um provedor de serviços de transcrição
Quando o tempo é crítico e a segurança dos dados é uma das principais preocupações, a terceirização de serviços de transcrição pode ser a opção mais segura para sua empresa.
O processo de contratação de um provedor de serviços de transcrição é relativamente simples quando você possui as ferramentas certas. Aqui estão algumas dicas para escolher uma empresa que possa fornecer entrada de dados de qualidade e transcrições precisas:
Avalie suas necessidades
Quanto melhor preparado você estiver, mais fácil será encontrar um provedor de serviços adequado. Determine que tipo de projeto está sendo realizado e quanto suporte você precisa antes de procurar empresas ou entrar em contato com elas. Isto dá tempo para pesquisa, para que as maçãs não sejam comparadas às laranjas durante a fase de avaliação.
Veja amostras
Ao avaliar fornecedores de transcrição, peça exemplos de trabalhos anteriores, juntamente com referências de clientes atuais que estavam dispostos a discutir as suas experiências de trabalho conjunto em projetos semelhantes. Essas referências podem fornecer uma imagem muito mais clara do desempenho da empresa no que diz respeito à precisão e conclusão no prazo.
Procure flexibilidade
Os transcritores também estão disponíveis 24 horas por dia, 365 dias por ano, o que significa que eles podem atender às suas necessidades, mesmo se você precisar de suporte em horários estranhos ou em curto prazo. Isso é benéfico porque não há necessidade de monitorar continuamente seu progresso e garantir sua precisão depois de configurado.
Ligue para a eTranslation Services para qualquer projeto de transcrição
Quando precisar de um transcritor profissional, você só precisa se lembrar de um nome – eTranslation Services. Nossa rede de transcritores nativos pode ajudá-lo com suas necessidades específicas de transcrição. É fácil entrar em contato conosco: através do e-mail em [email protegido] ou pelo telefone (800) 882 6058. Contato ETS !
