Principales factores a considerar antes de contratar un proveedor de servicios de transcripción
Determine su nivel de experiencia en su campo.
Averiguar qué experiencia tiene una empresa de transcripción en su campo es una de las tareas más críticas antes de seleccionar una. Muchos proveedores se especializan en una sola industria. Además, descubra quiénes son algunos de sus clientes anteriores y actuales.
Infórmese sobre las políticas de seguridad de datos de la empresa.
La información personal o confidencial no se incluye en la información de audio que se transcribe a texto en varios sectores. Por otro lado, muchas empresas que requieren transcripción tienen material confidencial en sus grabaciones, como números de seguro social, registros médicos, información financiera, etc. Esto es particularmente aplicable en el sector de seguros, donde las declaraciones grabadas contienen una gran cantidad de información sensible e identificable individualmente (PII). Si su empresa entra en esta categoría, es fundamental que contrate una empresa de transcripción acreditada que dé prioridad a la protección de datos y cuente con políticas y tecnologías de seguridad documentadas y examinadas.
Los hackers de hoy en día son astutos. Saben a qué organizaciones dirigirse para obtener la información que necesitan para el robo de identidad y pueden identificar rápidamente fallas en los sistemas de la empresa. Desde el momento en que llegan las grabaciones de audio hasta que recibe la transcripción final y más allá, cualquier empresa de transcripción de declaraciones grabadas con la que trabaje debe utilizar las herramientas más actualizadas disponibles para mantener segura la información personal de su cliente. También deberían monitorear sus sistemas de manera regular y responder a los avances en las tecnologías de seguridad de la información a medida que ocurran.
Pregunte sobre el tiempo de respuesta y las opciones de programación.
Al elegir una empresa de transcripción, también debe consultar su tiempo de respuesta. ¿Existe un límite de tiempo sobre el tiempo que se debe transcribir un archivo antes de poder devolverlo, o el cronograma es flexible? Se debe evitar cualquier empresa que deje el cronograma abierto porque puede indicar retrasos en su proyecto, lo que podría ser un factor decisivo para usted.
También querrás saber si ofrecen algún tipo de servicio acelerado. Trabajar con una empresa que brinde este tipo de servicios puede ser crítico en momentos en que ocurre un imprevisto que te deja en una situación difícil. En su lugar, pregunte sobre su política de pedidos de emergencia y el tiempo de respuesta más rápido posible. Además, consulte si existe un procedimiento sencillo para realizar este tipo de pedidos.
Solicite una lista de ejemplos de proyectos anteriores.
Cuando busque un servicio de transcripción de alta calidad, también debe solicitar ejemplos de trabajos anteriores y referencias. Ejemplos de esto son transcripciones de muestra, detalles de proyectos anteriores y referencias de clientes listos para comunicarse con nuevos consumidores como usted.
Si bien puede simplemente hacer estas preguntas, generalmente es una buena idea hablar con los clientes actuales y observar ejemplos de trabajos antes de tomar una decisión. Quiere elegir la empresa correcta porque trabajará con ella durante mucho tiempo. Cambiar es inconveniente y desea evitar los dolores de cabeza por cambio tanto como sea posible. El marketing puede hacer que una empresa parezca más impresionante de lo que es, pero los datos de proyectos anteriores proporcionan una imagen mucho más clara de cómo se desempeña una empresa cuando se trata de realizar el trabajo.
Principales beneficios de subcontratar servicios de transcripción
Cuando cuentas con las herramientas adecuadas, es mucho más fácil hacer tu trabajo. La subcontratación de servicios de transcripción puede ser una forma de obtener estos recursos necesarios cuando más los necesita. A continuación se presentan algunos beneficios asociados con la contratación de una empresa de transcripciones para ciertos tipos de proyectos:
Accesibilidad
Cuando el trabajo debe realizarse rápidamente o en momentos específicos, es posible que las empresas que brindan un servicio de transcripción in situ no sean lo suficientemente flexibles para satisfacer sus necesidades. Sin embargo, con un proveedor subcontratado, esto generalmente es menos preocupante porque a menudo está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año y puede brindar soporte cuando sea necesario (referencia).
Experiencia y control de calidad.
Las empresas que se especializan en la entrada de datos también suelen ofrecer experiencia y control de calidad superiores en sus servicios. Estas empresas generalmente están equipadas para manejar conjuntos de datos complejos y cuentan con protocolos para la transcripción precisa de datos (referencia). Dado que no es necesario monitorear continuamente el sistema ni garantizar su precisión una vez configurado, puede concentrarse en tareas más críticas que tenga entre manos.
Seguridad de los datos
También existen muchos beneficios asociados con la subcontratación de servicios de transcripción en lo que respecta a la seguridad de la información. Si bien todas las empresas deben priorizar la protección de datos y contar con políticas y tecnologías de seguridad documentadas y examinadas, esto no siempre es posible debido a restricciones de tiempo o falta de experiencia. Esto significa que es posible que algunas organizaciones no puedan mantener segura su información personal durante un período de tiempo sin la ayuda de un experto.
Pasos sencillos para elegir un proveedor de servicios de transcripción
Cuando el tiempo es crítico y la seguridad de los datos es una de las principales preocupaciones, la subcontratación de servicios de transcripción puede ser la opción más segura para su empresa.
El proceso de contratación de un proveedor de servicios de transcripción es relativamente sencillo cuando se cuenta con las herramientas adecuadas. A continuación se ofrecen algunos consejos para elegir una empresa que pueda proporcionar entrada de datos de calidad y transcripciones precisas:
Evalúa tus necesidades
Cuanto mejor preparado esté, más fácil le resultará encontrar un proveedor de servicios adecuado. Determine qué tipo de proyecto se está llevando a cabo y cuánto apoyo necesita antes de buscar empresas o ponerse en contacto con ellas. Esto da tiempo para investigar, de modo que las manzanas no se comparen con las naranjas durante la fase de evaluación.
Mirar muestras
Al evaluar a los proveedores de transcripción, solicite ejemplos de trabajos anteriores junto con referencias de clientes actuales que estuvieran dispuestos a discutir sus experiencias trabajando juntos en proyectos similares. Estas referencias pueden proporcionar una imagen mucho más clara de cómo se desempeña la empresa en lo que respecta a precisión y finalización oportuna.
Busque flexibilidad
Los transcriptores también están disponibles las 24 horas del día, los 365 días del año, lo que significa que pueden satisfacer sus necesidades incluso si necesita asistencia en horas extrañas o con poca antelación. Esto es beneficioso porque no es necesario monitorear continuamente su progreso y garantizar su precisión una vez configurado.
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