Mucha de la información técnica requerida que la gente conoce hoy en día comúnmente está cargada con software de computadora, diversas herramientas y dispositivos electrónicos. La comunicación técnica es vital para compartir información y ayudar a los usuarios a comprender mejor la tecnología o el producto. Se necesita tiempo para llegar a información técnica y tiempo adicional para traducir el contenido.
La forma en que los fabricantes comparten el conocimiento es a través de documentación técnica.
Definición de documentación técnica.
Como se mencionó, los fabricantes crean documentación técnica para ayudar a los usuarios finales a comprender la arquitectura y la dinámica de trabajo del dispositivo o producto que utilizan. Es un descripción detallada de los productos y guía sobre cómo utilizar el artículo.
Partes de un documento técnico
Las partes de un documento técnico varían según el documento en sí y su finalidad. En términos generales, un cómo documentar consta de tres partes esenciales:
- Tabla de contenidos.
- Instrucciones reales
- Índice o glosario
Elementos de un documento técnico
Hay muchos subcomponentes en cada componente principal, lo que requiere que un experto redacte documentos técnicos.
1. Portada
- Título
- Número del Documento
- Versión del documento
- Título del producto
- Version del producto
- Fecha de publicación del documento
- Una declaración de derechos de autor, fecha y otro texto exclusivo relacionado con la propiedad intelectual.
- La imagen o gráfico del producto.
- logotipo corporativo
- Declaración de marca registrada para las distintas marcas mencionadas en el documento técnico.
- Información de la empresa, números de contacto, URL del sitio web, etc.
- Textos de exención de responsabilidad y divulgación.
Nota: No agrega el número de página a la portada.
2. Índice de contenidos
Al preparar la tabla de contenido (TOC), normalmente se comienza con el número de página en letras minúsculas. Por lo general, comienza con ''iii'' o el número romano ''3'' porque la portada suele ocupar dos páginas.
A continuación viene el Títulos de los capítulos y los números de página. Sangra los títulos de las secciones y los números de página. Sangra también las subsecciones. Todas las entradas del TOC deben tener un número de página donde el usuario pueda encontrar la información particular.
Después de los títulos, incluya el Lista de Figuras y los números de página, las lista de tablas y los números de página, otras listas (como los autores), seguido del glosario, apéndice, apéndicey títulos de índice.
El glosario Por lo general, viene con dos columnas para el artículo y la descripción y contendrá los términos técnicos, abreviaturas y acrónimos incluidos en el contenido.
3. Contraportada
La contraportada contiene el logotipo corporativo, Todos los información de contacto corporativo, y la declaración de derechos de autor y datos.
10 consejos para mejorar las habilidades de redacción técnica
Los investigadores e ingenieros suelen crear documentos técnicos. Deben ser competentes en comunicación para garantizar que los usuarios puedan comprender lo que quieren impartir. Pero a menudo no tienen las habilidades de redacción necesarias para crear documentos técnicos que los usuarios finales puedan apreciar definitivamente, ya que su nivel de comprensión difiere.
Si se especializa en redacción técnica, tiene las habilidades para crear documentos funcionales y posee un alto nivel de experiencia técnica y comprensión con una manera coherente, concisa y clara de expresar información.
A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo mejorar sus habilidades de redacción técnica.
- Piensa en el público objetivo
La redacción técnica tiene una audiencia específica. Debe considerar quiénes son y qué necesitan saber y hacer. Proporcione al lector un conjunto de pasos lógicos y explique lo que debe hacer en cada paso.
- Conozca el producto por dentro y por fuera
Debe conocer el producto a fondo, para poder compartir ideas y conceptos complejos en términos simples. Obtenga toda la información del cliente, realice investigaciones adicionales, consulte a expertos y lea información relacionada. Haga esto hasta que se sienta preparado para explicar el contenido con precisión pero en un lenguaje que sea fácil de entender.
- Piensa en la estructura adecuada
Crear una estructura lógica para la entrega de información. Piense en lo que los usuarios deben hacer si encuentran un problema. Piensa en todas las cosas que pueden salir mal y dales una explicación precisa. Asegúrate de que las ideas fluyan libre y naturalmente. Utilice transiciones si hay varias secciones para mejorar la legibilidad.
- Diseñe el texto correctamente
El diseño adecuado hace que el texto sea fácil de navegar. El diseño correcto hace que el texto sea más comprensible. Recuerde que algunos lectores escanean el documento y captan los puntos importantes que necesitan, mientras que otros quieren leer todo el contenido.
- Agregar ilustraciones
Las ilustraciones pueden romper la monotonía de leer un flujo continuo de texto. Es posible que se necesiten ilustraciones para identificar las partes del producto, por ejemplo, una computadora portátil. Puede utilizar diagramas, fotografías, ilustraciones, cuadros y tablas. Pero utilícelos con moderación y asegúrese de que los usuarios puedan consultarlos cuando lean texto relacionado.
- Proporcione ejemplos
Los ejemplos vinculan la información que tienes con la realidad, convirtiendo las ideas en cosas prácticas. Agregar imágenes puede ayudar a explicar diversas situaciones.
- Mejorar la capacidad de búsqueda
Asegúrese de que el lector pueda encontrar fácilmente información relacionada utilizando la tabla de contenido o el índice. El TOC es la hoja de ruta para todo el documento. El índice también es útil para buscar información específica.
- Conéctate con los lectores
Los humanos usarán tu texto, así que usa un estilo conversacional. Escribe en segunda persona, lo que también contribuye a que el texto sea más fácil de leer. Utilice la voz activa y el tiempo presente tanto como sea posible. Recuerda que los lectores tendrán diferentes niveles de comprensión, por lo que es práctico hacer accesible el texto.
- Leer y revisar
Incluso si eres un experto en la materia, siempre lee y revisa tu texto. Usar un editor y un corrector de pruebas ayudará a probar el documento y encontrar errores antes de enviarlo.
- Obtener información
Los comentarios le ayudarán a mejorar sus habilidades de redacción técnica. Sabrás si tu documento es útil, si entienden el mensaje o si sus preguntas encuentran las soluciones en tu texto. Las críticas constructivas y los comentarios negativos le darán la oportunidad de mejorar sus habilidades de escritura, ya que otras personas pueden ver errores y otros patrones de escritura innecesarios que usted mismo no puede ver.
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