Principaux facteurs à prendre en compte avant d'embaucher un fournisseur de services de transcription
Déterminez leur niveau d’expertise dans votre domaine.
Découvrir l'expérience d'une entreprise de transcription dans votre domaine est l'une des tâches les plus critiques à accomplir avant d'en sélectionner une. De nombreux fournisseurs se spécialisent dans un seul secteur. Découvrez également qui sont certains de leurs clients précédents et actuels.
Renseignez-vous sur les politiques de sécurité des données de l'entreprise.
Les informations personnelles ou confidentielles ne sont pas incluses dans les informations audio transcrites en texte dans plusieurs secteurs. En revanche, de nombreuses entreprises qui exigent une transcription contiennent des éléments sensibles dans leurs enregistrements, tels que des numéros de sécurité sociale, des dossiers médicaux, des informations financières, etc. Cela s'applique particulièrement au secteur des assurances, où les relevés enregistrés contiennent de nombreuses informations sensibles et d'identification individuelle (PII). Si votre entreprise entre dans cette catégorie, il est essentiel que vous fassiez appel à une société de transcription réputée qui donne la priorité à la protection des données et qui dispose de politiques et de technologies de sécurité documentées et vérifiées.
Les hackers d’aujourd’hui sont astucieux. Ils savent quelles organisations cibler afin d’obtenir les informations dont elles ont besoin en cas d’usurpation d’identité et peuvent identifier rapidement les failles dans les systèmes de l’entreprise. À partir du moment où les enregistrements audio arrivent jusqu'à ce que vous receviez la transcription finale et au-delà, toute entreprise de transcription de déclarations enregistrées avec laquelle vous travaillez doit utiliser les outils les plus récents disponibles pour protéger les informations personnelles de vos clients. Ils doivent également surveiller régulièrement leurs systèmes et réagir aux évolutions des technologies de sécurité de l’information au fur et à mesure qu’elles se produisent.
Renseignez-vous sur les délais d’exécution et les options de planification.
Lorsque vous choisissez une entreprise de transcription, vous devez également vous renseigner sur son délai d’exécution. Y a-t-il une limite de temps quant à la durée pendant laquelle un fichier doit être transcrit avant de pouvoir être renvoyé, ou le calendrier est-il flexible ? Toute entreprise qui laisse le calendrier ouvert doit être évitée car cela peut indiquer des retards dans votre projet, ce qui pourrait être une rupture pour vous.
Vous voudrez également découvrir s’ils fournissent une forme de service accéléré. Travailler avec une entreprise qui fournit ce type de service peut s’avérer critique lorsqu’un événement imprévu survient, vous laissant dans une situation difficile. Renseignez-vous plutôt sur leur politique de commande d’urgence et sur le délai d’exécution le plus rapide possible. Vérifiez également s’il existe une procédure simple pour passer ce type de commandes.
Demandez une liste d’exemples de projets antérieurs.
Lorsque vous recherchez un service de transcription de haute qualité, vous devez également demander des exemples d’emplois antérieurs et des références. Des exemples de transcriptions, des détails de projets antérieurs et des références de clients prêts à communiquer avec de nouveaux consommateurs comme vous en sont tous des exemples.
Même si vous pouvez simplement poser ces questions, c'est généralement une bonne idée de parler avec les clients actuels et d'examiner des exemples de travaux avant de prendre une décision. Vous souhaitez choisir la bonne entreprise car vous travaillerez avec elle pendant longtemps. Le changement n’est pas pratique et vous souhaitez éviter autant que possible les maux de tête liés au changement. Le marketing peut donner l'impression qu'une entreprise est plus impressionnante qu'elle ne l'est en réalité, mais les données des projets précédents fournissent une image beaucoup plus claire de la façon dont une entreprise se comporte lorsqu'il s'agit d'accomplir son travail.
Principaux avantages de l'externalisation des services de transcription
Lorsque vous disposez des bons outils, il est beaucoup plus facile de faire votre travail. L'externalisation des services de transcription peut être un moyen d'obtenir ces ressources nécessaires lorsque vous en avez le plus besoin. Voici quelques avantages associés à l’embauche d’une entreprise de transcription pour certains types de projets :
Accessibilité
Lorsque le travail doit être effectué rapidement ou à des moments précis, les entreprises proposant un service de transcription sur site peuvent ne pas être suffisamment flexibles pour répondre à vos besoins. Cependant, avec un fournisseur externalisé, cela est généralement moins préoccupant car il est souvent disponible 24h/365 et XNUMXj/XNUMX et capable de fournir une assistance chaque fois que cela est nécessaire (référence).
Expertise et contrôle qualité
Les entreprises spécialisées dans la saisie de données offrent également généralement une expertise et un contrôle qualité supérieurs avec leurs services. Ces entreprises sont généralement équipées pour gérer des ensembles de données complexes et disposent de protocoles en place pour une transcription précise des données (référence). Puisqu'il n'est pas nécessaire de surveiller en permanence le système ou de garantir son exactitude une fois qu'il est configuré, vous pouvez vous concentrer sur des tâches plus critiques à accomplir.
Sécurité des données
L’externalisation des services de transcription présente également de nombreux avantages en matière de sécurité des informations. Même si toutes les entreprises devraient donner la priorité à la protection des données et disposer de politiques et de technologies de sécurité documentées et vérifiées, cela n'est pas toujours possible en raison de contraintes de temps ou d'un manque d'expertise. Cela signifie que certaines organisations pourraient ne pas être en mesure de protéger vos informations personnelles pendant une période prolongée sans l'aide d'un expert.
Étapes faciles pour choisir un fournisseur de services de transcription
Lorsque le temps presse et que la sécurité des données est une préoccupation majeure, l'externalisation des services de transcription peut être l'option la plus sûre pour votre entreprise.
Le processus d’embauche d’un fournisseur de services de transcription est relativement simple lorsque vous disposez des bons outils. Voici quelques conseils pour choisir une entreprise capable de fournir une saisie de données de qualité et des transcriptions précises :
Évaluez vos besoins
Mieux vous serez préparé, plus il vous sera facile de trouver un prestataire de services approprié. Déterminez le type de projet entrepris et le niveau de soutien dont vous avez besoin avant de vous tourner vers les entreprises ou de prendre contact avec elles. Cela laisse du temps pour la recherche afin que les pommes ne soient pas comparées aux oranges pendant la phase d'évaluation.
Regardez des échantillons
Lors de l'évaluation des fournisseurs de transcription, demandez des exemples d'emplois antérieurs ainsi que des références de clients actuels qui étaient prêts à discuter de leurs expériences de collaboration sur des projets similaires. Ces références peuvent fournir une image beaucoup plus claire des performances de l’entreprise en matière d’exactitude et d’achèvement dans les délais.
Recherchez la flexibilité
Les transcripteurs sont également disponibles 24h/365 et XNUMXj/XNUMX, ce qui signifie qu'ils sont en mesure de répondre à vos besoins même si vous avez besoin d'assistance à des heures indues ou dans de brefs délais. Ceci est avantageux car il n’est pas nécessaire de surveiller en permanence leurs progrès et de garantir leur exactitude une fois configurés.
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