Les gens assistent à des événements à des fins très diverses, dont l’une est d’obtenir de nouvelles informations. Un transfert de connaissances réussi est essentiel pour des activités agréables. Le but de l'organisation d'événements est de diffuser des informations, des idées et des statistiques convaincantes qui intéressent les participants.
Tendances actuelles en matière d'organisation d'événements
Avec l’avènement des événements en ligne et leur récente popularité, il est devenu plus crucial pour nous de nous adapter à la plateforme. Cela comporte de nombreux défis, en particulier pour les événements multilingues en ligne.
Considérez le scénario suivant : vous avez été invité à assister à une conférence virtuelle. Vous attendez avec impatience l'événement car vous pourrez apprendre quelque chose de nouveau, partager vos idées et réseauter avec d'autres participants.
Lors de votre première connexion, vous remarquerez que personne ne parle votre langue maternelle. Vous ne comprenez pas les diapositives à l'écran et, comme elles ont été présentées dans une langue que vous ne comprenez pas, vous avez manqué les instructions sur « comment obtenir une interprétation linguistique ». Vous demandez de l'aide dans le salon de discussion, frustré et agacé. Parce que la personne en charge du suivi du chat ne comprend pas votre langue, personne ne vous répond.
C'est exactement le problème que nous voulons résoudre lors de la planification d'un événement multilingue en ligne.
7 conseils à garder à l’esprit lors de l’organisation d’un événement multilingue en ligne
Pour commencer, vous devrez prévoir un budget pour les interprètes, les ingénieurs du son et l'équipement. Deuxièmement, vous devrez vous mettre d'accord sur l'emplacement des cabines de traduction simultanée (si tel est le cas). Troisièmement, vous devez décider quelle dynamique sera la plus utile pour fournir des écouteurs d’interprétation à votre public virtuel.
Nous avons dressé une liste de points à prendre en compte lors de l'organisation d'une conférence multilingue en ligne pour vous aider à surmonter ces obstacles.
Choisissez une plateforme accessible.
Les événements en ligne sont organisés via des plateformes de streaming comme Streamyard ou des applications de réunion en ligne telles que Zoom. Choisissez celui qui servira le mieux votre événement et assurez-vous que vous ou votre équipe technique en êtes bien informé et expérimenté. La dernière chose que vous voudrez, c'est d'entrer dans l'événement les mains vides et d'essayer maladroitement de comprendre les paramètres.
Faites la promotion que votre événement sera multilingue.
Expliquez clairement dès le départ que les services d’interprétation sont disponibles, que ce soit sur un site Web ou dans du matériel publicitaire (médias sociaux, dépliants, envois de courriels). Assurez-vous que tout le monde sache à l'avance quels types de services linguistiques sont accessibles et quelle plateforme vous utiliserez. Vous communiquez une déclaration claire sur votre objectif de créer un espace multilingue en annonçant les services linguistiques dans du matériel promotionnel.
Dans les éléments visuels de votre événement, assurez-vous qu'il y a un bon mélange d'anglais et de langue(s) parlée(s) par votre public.
Lorsque cela est possible, montrez le matériel de présentation en anglais et dans la ou les langues cibles. Incluez toujours un message d'accueil dans la langue maternelle de votre public sur la diapositive de bienvenue. Le discours d'ouverture donne le ton de l'événement, alors profitez-en pour encourager les participants à adopter le multilinguisme. Rappelez aux participants qu’une assistance linguistique est disponible pour ceux qui en ont besoin.
Lorsque vous parlez, utilisez un casque, un micro de table ou des écouteurs avec microphone intégré afin que les interprètes puissent vous entendre correctement.
Assurez-vous d'utiliser un microphone et un casque, car les interprètes ne peuvent traduire que ce qu'ils entendent et comprennent. Vous n'avez besoin de rien d'extravagant, mais un bon casque en vaut la peine si vous souhaitez améliorer la qualité audio et vivre une meilleure expérience.
Si vous avez des conférenciers invités, assurez-vous de les informer à ce sujet. Les conférenciers principaux sont essentiels mais il faut s’assurer qu’ils soient compris. Sinon, toutes les informations qu’ils partagent ne serviront à rien si le public n’est pas capable de les comprendre.
Expliquez comment obtenir une interprétation linguistique dans la langue de votre public.
Ne présumez pas que les participants sauront comment utiliser les services linguistiques à leur arrivée à votre événement. La notification doit être effectuée dans toutes les langues pour lesquelles vous fournissez des services de traduction. Même s’il est simple et évident pour vous d’accéder aux services linguistiques, votre événement doit commencer par une explication étape par étape du processus. Pour faciliter la compréhension, nous vous proposons d'inclure des éléments visuels.
Préparez-vous à aider les participants qui ont des difficultés à accéder aux services linguistiques malgré l’explication audio et les instructions visuelles. Les techniciens sont utiles dans cette situation car ceux qui rencontrent des problèmes peuvent avoir besoin d'une assistance individuelle pour résoudre le problème pendant que les conférenciers continuent d'animer l'événement.
Assurez-vous que vous disposez d’une connexion Internet solide.
Puisque c’est vous qui gérerez le flux, assurez-vous que votre équipe technique est équipée d’une connexion Internet fiable.
Le Wi-Fi est plus lent, moins fiable et moins sécurisé qu’une connexion Ethernet câblée. Les interférences et la diaphonie ne constituent pas un problème avec les connexions Ethernet, car elles ne sont pas affectées par la présence d'objets physiques. La plus grande vitesse d'une connexion Ethernet offrira une meilleure expérience avec une transmission de données plus rapide, que ce soit en streaming vidéo ou en travaillant avec des applications gourmandes en bande passante.
Rappelez aux participants l’étiquette en ligne.
Un événement en ligne reste un événement. Cela ne veut pas dire qu’il faut jeter par la fenêtre une bonne conduite ! Assurez-vous de rappeler aux participants le bon décorum, en particulier de rester silencieux, sauf pendant les périodes de questions et réponses, etc. Laisser le son des membres de l'auditoire activé peut perturber l'expérience de tous.
Pour pouvoir traduire, les interprètes doivent entendre clairement l’orateur. Les interprètes ne pourront pas écouter et comprendre si le bruit de fond est trop fort. Les interprètes ne peuvent interpréter que ce qu’ils entendent et comprennent, alors gardez cela à l’esprit.
Vous pouvez améliorer l’expérience audio globale en coupant le son des participants et en dirigeant leur attention vers le rez-de-chaussée. Les organisateurs de réunions peuvent couper le son des participants sur de nombreuses plateformes. Testez la plateforme à l'avance, familiarisez-vous avec cet outil et surtout, prévenez vos participants que par défaut, tous les microphones sont coupés et qu'ils doivent se réactiver ou utiliser la fonction lever la main pour communiquer.
Ce ne sont là que quelques conseils pour vous aider à planifier votre événement multilingue en ligne ! Faites-nous savoir dans les commentaires si vous avez des questions.
Contactez les experts lorsque vous avez besoin de services d’interprétation
Ici à Services de traduction électronique, nous travaillons uniquement avec des interprètes et des traducteurs de langue maternelle possédant des années d'expérience. Notre mission est de fournir le meilleur service linguistique à tous nos clients. Ainsi, nous veillons à confier les projets au bon expert linguistique. Si vous avez une conférence, un séminaire, un atelier ou une réunion d'affaires à venir qui nécessite des services d'interprétation, veuillez nous contacter par e-mail à l'adresse [email protected] ou appelez-nous au (800) 882-6058 afin que nous puissions discuter de vos besoins.
