La plupart des informations techniques requises que les gens connaissent aujourd'hui sont généralement contenues dans des logiciels informatiques, divers outils et appareils électroniques. La communication technique est essentielle pour partager des informations et aider les utilisateurs à mieux comprendre la technologie ou le produit. Il faut du temps pour trouver Informations techniques et du temps supplémentaire pour traduire le contenu.
La manière dont les fabricants partagent leurs connaissances passe par documentation technique.
Définition de la documentation technique
Comme mentionné, les fabricants créent une documentation technique pour aider les utilisateurs finaux à comprendre l'architecture et la dynamique de travail du gadget ou des produits qu'ils utilisent. C'est un description détaillée des produits et guide sur la façon d'utiliser l'article.
Parties d'un document technique
Les parties d'un document technique varient en fonction du document lui-même et de son objectif. D'une manière générale, un comment documenter se compose de trois parties essentielles :
- Table des matières
- Instructions réelles
- Index ou glossaire
Éléments d'un document technique
Il existe de nombreux sous-composants dans chaque composant principal, nécessitant la rédaction de documents techniques par un expert.
1. Couverture avant
- Titre
- Numéro de document
- Version du document
- Titre du produit
- Version de produit
- Date de publication des documents
- Une déclaration de droit d'auteur, la date, tout autre texte exclusif lié à la propriété intellectuelle
- L'image ou le graphique du produit
- Logo d'entreprise
- Déclaration de marque pour les différentes marques mentionnées dans le document technique
- Informations sur l'entreprise, numéros de contact, URL du site Web, etc.
- Textes de non-responsabilité et de divulgation
Remarque : Vous n'ajoutez pas de numéro de page sur la couverture.
2. Table des matières
Lors de la préparation de la table des matières (TOC), vous commencez généralement par le numéro de page en lettres minuscules. En règle générale, vous commencez par « iii » ou le chiffre romain « 3 » car la couverture prend généralement deux pages.
Ensuite, vient le Titres des chapitres et les numéros de pages. Mettez en retrait les titres de section et les numéros de page. Indentez également les sous-sections. Toutes les entrées de la table des matières doivent avoir un numéro de page où l'utilisateur peut trouver les informations particulières.
Après les titres, incluez le Liste des figures ainsi que les numéros de pages, le liste des tableaux et les numéros de pages, d'autres listes (comme les auteurs), suivi du glossaire, addenda, annexeet titres d'index.
La glossaire est généralement livré avec deux colonnes pour l'article et la description et contiendra les termes techniques, les abréviations et les acronymes inclus dans le contenu.
3. Couverture arrière
La couverture arrière contient le logo d'entreprise, tous les coordonnées de l'entreprise, et le déclaration de droit d'auteur ainsi que données.
10 conseils pour améliorer vos capacités de rédaction technique
Les chercheurs et les ingénieurs créent généralement des documents techniques. Ils doivent maîtriser la communication pour garantir que les utilisateurs peuvent comprendre ce qu’ils souhaitent transmettre. Mais souvent, ils n’ont pas les compétences rédactionnelles nécessaires pour créer des documents techniques que les utilisateurs finaux peuvent certainement apprécier, car leur niveau de compréhension diffère.
Si vous êtes spécialisé dans la rédaction technique, possédez les compétences nécessaires pour créer des documents fonctionnels et possédez un haut niveau d'expertise et de compréhension techniques avec une manière cohérente, concise et claire d'exprimer les informations.
Voici quelques conseils pour améliorer vos compétences en rédaction technique.
- Pensez au public cible
La rédaction technique s’adresse à un public spécifique. Vous devez réfléchir à qui ils sont et à ce qu’ils doivent savoir et faire. Fournissez au lecteur un ensemble d’étapes logiques et expliquez ce qu’il doit faire à chaque étape.
- Connaître le produit de fond en comble
Vous devez connaître parfaitement le produit afin de pouvoir partager des idées et des concepts complexes en termes simples. Obtenez toutes les informations du client, effectuez des recherches supplémentaires, consultez des experts et lisez les informations connexes. Faites cela jusqu'à ce que vous vous sentiez prêt à expliquer le contenu avec précision mais dans un langage facile à comprendre.
- Pensez à la bonne structure
Créez une structure logique pour la transmission des informations. Pensez à ce que les utilisateurs doivent faire s'ils rencontrent un problème. Pensez à toutes les choses qui peuvent mal tourner et donnez-leur une explication précise. Assurez-vous que les idées circulent librement et naturellement. Utilisez des transitions s’il y a plusieurs sections pour améliorer la lisibilité.
- Disposez correctement le texte
Une mise en page appropriée facilite la navigation dans le texte. La bonne mise en page rend le texte plus compréhensible. N'oubliez pas que certains lecteurs parcourent le document et reprennent les points importants dont ils ont besoin tandis que d'autres souhaitent lire tout le contenu.
- Ajouter des illustrations
Les illustrations peuvent briser la monotonie de la lecture d’un flux continu de texte. Des illustrations peuvent être nécessaires pour identifier les parties du produit, par exemple un ordinateur portable. Vous pouvez utiliser des diagrammes, des photographies, des illustrations, des graphiques et des tableaux. Mais utilisez-les avec parcimonie et assurez-vous que les utilisateurs peuvent s’y référer lorsqu’ils lisent le texte associé.
- Fournir des exemples
Les exemples relient les informations dont vous disposez à la réalité, transformant les idées en choses pratiques. L’ajout de visuels peut aider à expliquer diverses situations.
- Améliorer la recherche
Assurez-vous que le lecteur peut facilement trouver des informations connexes à l'aide de la table des matières ou de l'index. La table des matières est la feuille de route de l'ensemble du document. L'index est également utile pour rechercher des informations spécifiques.
- Connectez-vous avec les lecteurs
Les humains utiliseront votre texte, alors utilisez un style conversationnel. Écrivez à la deuxième personne, ce qui contribue également à rendre votre texte plus facile à lire. Utilisez autant que possible la voix active et le présent. N'oubliez pas que les lecteurs auront des niveaux de compréhension différents, il est donc pratique de rendre le texte accessible.
- Lire et réviser
Même si vous êtes un expert en la matière, lisez et révisez toujours votre texte. L'utilisation d'un éditeur et d'un relecteur aidera à tester le document et à y trouver des erreurs avant de le soumettre.
- Avoir un retour
Les commentaires vous aideront à améliorer vos compétences en rédaction technique. Vous saurez si votre document est utile, s'ils comprennent le message ou si leurs questions trouvent les solutions de votre texte. Les critiques constructives et les commentaires négatifs vous donneront l'opportunité d'améliorer vos compétences en écriture, car d'autres personnes peuvent voir des erreurs et d'autres modèles d'écriture inutiles que vous ne pouvez pas voir vous-même.
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