Fattori principali da considerare prima di assumere un fornitore di servizi di trascrizione
Determina il loro livello di competenza nel tuo campo.
Scoprire quanta esperienza ha un'azienda di trascrizione nel tuo campo è uno dei compiti più critici da svolgere prima di selezionarne una. Molti fornitori sono specializzati in un singolo settore. Inoltre, scopri chi sono alcuni dei loro clienti precedenti e attuali.
Informarsi sulle politiche di sicurezza dei dati dell'azienda.
Le informazioni personali o riservate non sono incluse nelle informazioni audio trascritte in testo in diversi settori. Molte aziende che richiedono la trascrizione, d'altro canto, contengono materiale sensibile nelle loro registrazioni, come numeri di previdenza sociale, cartelle cliniche, informazioni finanziarie e così via. Ciò è particolarmente applicabile nel settore assicurativo, dove le dichiarazioni registrate contengono una grande quantità di informazioni sensibili e di identificazione individuale (PII). Se la tua azienda rientra in questa categoria, è fondamentale collaborare con un'azienda di trascrizione rispettabile che dia priorità alla protezione dei dati e disponga di politiche e tecnologie di sicurezza documentate e controllate.
Gli hacker di oggi sono astuti. Sanno a quali organizzazioni rivolgersi per ottenere le informazioni necessarie per il furto di identità e possono identificare rapidamente i difetti nei sistemi aziendali. Dal momento in cui arrivano le registrazioni audio fino a quando non ricevi la trascrizione finale e oltre, qualsiasi azienda di trascrizione di estratti conto con cui collabori dovrebbe utilizzare gli strumenti più aggiornati disponibili per mantenere al sicuro le informazioni personali del tuo cliente. Dovrebbero inoltre monitorare regolarmente i propri sistemi e rispondere agli sviluppi nelle tecnologie di sicurezza delle informazioni non appena si verificano.
Richiedi informazioni sui tempi di consegna e sulle opzioni di pianificazione.
Quando scegli un'azienda di trascrizione, dovresti anche informarti sui tempi di consegna. Esiste un limite di tempo per quanto tempo un file deve essere trascritto prima di poter essere restituito o la sequenza temporale è flessibile? Qualsiasi azienda che lascia l'orario aperto dovrebbe essere evitata perché potrebbe indicare ritardi nel tuo progetto, il che potrebbe essere un problema per te.
Ti consigliamo anche di scoprire se forniscono qualche forma di servizio rapido. Lavorare con un'azienda che fornisce questo tipo di servizio può essere fondamentale nei momenti in cui si verifica un evento imprevisto, lasciandoti in una situazione difficile. Chiedi invece informazioni sulla loro politica sugli ordini di emergenza e sui tempi di consegna più rapidi possibili. Inoltre, verifica se esiste una procedura semplice per effettuare questo tipo di ordini.
Richiedi un elenco di esempi di progetti precedenti.
Quando cerchi un servizio di trascrizione di alta qualità, dovresti anche chiedere esempi di lavori precedenti e referenze. Trascrizioni di campioni, specifiche di progetti precedenti e referenze di clienti pronti a comunicare con nuovi consumatori come te ne sono tutti esempi.
Anche se puoi semplicemente porre queste domande, in genere è una buona idea parlare con i clienti attuali e osservare un lavoro di esempio prima di prendere una decisione. Vuoi scegliere l'azienda giusta perché lavorerai con loro per molto tempo. Cambiare è scomodo e vuoi evitare il più possibile il mal di testa da cambiare. Il marketing può far sembrare un’azienda più impressionante di quanto non sia, ma i dati dei progetti precedenti forniscono un quadro molto più chiaro di come si comporta un’azienda quando si tratta di portare a termine il lavoro.
Principali vantaggi dei servizi di trascrizione in outsourcing
Quando disponi degli strumenti giusti, è molto più semplice svolgere il tuo lavoro. I servizi di trascrizione in outsourcing possono essere un modo per ottenere queste risorse necessarie quando ne hai più bisogno. Ecco alcuni vantaggi associati all'assunzione di una società di trascrizioni per determinati tipi di progetti:
Accessibilità
Quando il lavoro deve essere svolto rapidamente o in orari specifici, le aziende che forniscono un servizio di trascrizione in sede potrebbero non essere sufficientemente flessibili per soddisfare le tue esigenze. Con un fornitore in outsourcing, tuttavia, questo è generalmente meno preoccupante perché sono spesso disponibili 24 ore su 365, XNUMX giorni all'anno e in grado di fornire supporto ogni volta che è necessario (riferimento).
Competenza e controllo qualità
Le aziende specializzate nell'immissione di dati offrono in genere anche competenze e controllo di qualità superiori con i loro servizi. Queste aziende sono generalmente attrezzate per gestire set di dati complessi e dispongono di protocolli per la trascrizione accurata dei dati (riferimento). Poiché non è necessario monitorare continuamente il sistema o garantirne l'accuratezza una volta configurato, è possibile concentrarsi su attività più critiche da svolgere.
La sicurezza dei dati
Ci sono molti vantaggi associati ai servizi di trascrizione in outsourcing anche quando si tratta di sicurezza delle informazioni. Anche se tutte le aziende dovrebbero dare priorità alla protezione dei dati e disporre di politiche e tecnologie di sicurezza documentate e controllate, ciò non è sempre possibile a causa di limiti di tempo o mancanza di competenze. Ciò significa che alcune organizzazioni potrebbero non essere in grado di mantenere le tue informazioni personali al sicuro per un certo periodo di tempo senza l'assistenza di esperti.
Semplici passaggi nella scelta di un fornitore di servizi di trascrizione
Quando il tempo è fondamentale e la sicurezza dei dati è una delle principali preoccupazioni, i servizi di trascrizione in outsourcing possono essere l'opzione più sicura per la tua azienda.
Il processo di assunzione di un fornitore di servizi di trascrizione è relativamente semplice quando si dispone degli strumenti giusti. Ecco alcuni suggerimenti per scegliere un'azienda in grado di fornire immissione di dati di qualità e trascrizioni accurate:
Valuta le tue esigenze
Quanto più sei preparato, tanto più facile sarà trovare un fornitore di servizi adeguato. Determina quale tipo di progetto viene intrapreso e di quanto supporto hai bisogno prima di guardare le aziende o entrare in contatto con loro. Ciò lascia tempo alla ricerca in modo che le mele non vengano confrontate con le arance durante la fase di valutazione.
Guarda i campioni
Quando valuti i fornitori di trascrizione, chiedi esempi di lavori precedenti insieme a referenze di clienti attuali che erano disposti a discutere le loro esperienze lavorando insieme su progetti simili. Questi riferimenti possono fornire un quadro molto più chiaro delle prestazioni dell'azienda in termini di accuratezza e completamento tempestivo.
Cerca flessibilità
I trascrittori sono inoltre disponibili 24 ore su 365, XNUMX giorni all'anno, il che significa che sono in grado di soddisfare le tue esigenze anche se hai bisogno di supporto in orari strani o con breve preavviso. Ciò è vantaggioso perché non è necessario monitorare continuamente i progressi e garantirne l'accuratezza una volta impostato.
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