Molte delle informazioni tecniche richieste che le persone conoscono oggi sono comunemente caricate con software per computer, vari strumenti e dispositivi elettronici. La comunicazione tecnica è vitale per condividere informazioni e aiutare gli utenti a comprendere meglio la tecnologia o il prodotto. Ci vuole tempo per trovare una soluzione informazioni tecniche e tempo aggiuntivo per tradurre il contenuto.
Il modo in cui i produttori condividono la conoscenza è attraverso documentazione tecnica.
Definizione di documentazione tecnica
Come accennato, i produttori creano documentazione tecnica per aiutare gli utenti finali a comprendere l'architettura e le dinamiche di lavoro del gadget o dei prodotti che utilizzano. È un descrizione dettagliata dei prodotti e guida su come utilizzare l'oggetto.
Parti di un documento tecnico
Le parti di un documento tecnico variano a seconda del documento stesso e del suo scopo. In generale, a come documentare è composto da tre parti essenziali:
- Sommario
- Istruzioni effettive
- Indice o glossario
Elementi di un documento tecnico
Ci sono molti sottocomponenti in ciascun componente principale, che richiedono un esperto per scrivere documenti tecnici.
1. Copertina anteriore
- Titolo
- Numero del documento
- Versione documento
- Titolo del prodotto
- Versione del prodotto
- Data di rilascio del documento
- Una dichiarazione di copyright, una data o altro testo proprietario relativo alla proprietà intellettuale
- L'immagine o la grafica del prodotto
- Logo aziendale
- Dichiarazione di marchio per i vari marchi citati nel documento tecnico
- Informazioni sull'azienda, numeri di contatto, URL del sito Web, ecc.
- Testi disclaimer e informative
Nota: non aggiungere il numero di pagina alla copertina anteriore
2. Indice
Quando si prepara il sommario (TOC), di solito si inizia con il numero di pagina in lettere minuscole. In genere, si inizia con ''iii'' o con il numero romano ''3'' perché la copertina anteriore solitamente occupa due pagine.
Poi arriva il Titoli dei capitoli e i numeri di pagina. Rientra i titoli delle sezioni e i numeri delle pagine. Rientra anche le sottosezioni. Tutte le voci nel sommario dovrebbero avere un numero di pagina in cui l'utente può trovare le informazioni particolari.
Dopo i titoli inserire il Lista delle figure ed i numeri di pagina, , il elenco delle tabelle e i numeri di pagina, altri elenchi (come gli autori), seguito da the glossario, addendum, appendicee titoli dell'indice.
I glossario solitamente viene fornito con due colonne per l'articolo e la descrizione e conterrà i termini tecnici, le abbreviazioni e gli acronimi inclusi nel contenuto.
3. Copertina posteriore
La copertina posteriore contiene il logo aziendale, Tutti i informazioni di contatto aziendali, e il dichiarazione di copyright ed quando.
10 consigli per migliorare le capacità di scrittura tecnica
Ricercatori e ingegneri solitamente creano documenti tecnici. Devono essere abili nella comunicazione per garantire che gli utenti possano capire ciò che vogliono impartire. Ma spesso non hanno le capacità di scrittura necessarie per creare documenti tecnici che gli utenti finali possano sicuramente apprezzare, poiché il loro livello di comprensione è diverso.
Se sei specializzato in scrittura tecnica, possiedi le competenze per creare documenti funzionali e possiedi un elevato livello di competenza tecnica e comprensione con un modo coerente, conciso e chiaro di esprimere le informazioni.
Ecco alcuni suggerimenti su come migliorare le tue capacità di scrittura tecnica.
- Pensa al pubblico di destinazione
La scrittura tecnica ha un pubblico specifico. Dovresti considerare chi sono e cosa hanno bisogno di sapere e fare. Fornisci al lettore una serie di passaggi logici e spiega cosa deve fare in ogni passaggio.
- Conoscere il prodotto dentro e fuori
Devi conoscere a fondo il prodotto, in modo da poter condividere idee e concetti complessi in termini semplici. Ottieni tutte le informazioni dal cliente, esegui ulteriori ricerche, consulta esperti e leggi le informazioni correlate. Fallo finché non ti senti pronto a spiegare i contenuti in modo accurato ma in un linguaggio facile da capire.
- Pensa alla struttura giusta
Creare una struttura logica per la consegna delle informazioni. Pensa a cosa devono fare gli utenti se riscontrano un problema. Pensa a tutte le cose che possono andare storte e dai loro una spiegazione precisa. Assicurati che le idee fluiscano liberamente e naturalmente. Utilizza le transizioni se sono presenti più sezioni per migliorare la leggibilità.
- Disporre correttamente il testo
Il layout corretto rende il testo facile da navigare. La giusta impaginazione rende il testo più comprensibile. Ricorda che alcuni lettori esaminano il documento e raccolgono i punti importanti di cui hanno bisogno mentre altri vogliono leggere tutto il contenuto.
- Aggiungi illustrazioni
Le illustrazioni possono spezzare la monotonia della lettura di un flusso continuo di testo. Le illustrazioni potrebbero essere necessarie per identificare le parti del prodotto, ad esempio un laptop. Puoi utilizzare diagrammi, fotografie, illustrazioni, grafici e tabelle. Ma usali con parsimonia e assicurati che gli utenti possano fare riferimento ad essi durante la lettura del testo correlato.
- Fornire esempi
Gli esempi legano le informazioni che hai con la realtà, trasformando le idee in cose pratiche. L'aggiunta di immagini può aiutare a spiegare varie situazioni.
- Migliora la ricercabilità
Assicurati che il lettore possa trovare facilmente le informazioni correlate utilizzando il sommario o l'indice. Il sommario è la tabella di marcia per l'intero documento. L'indice è utile anche per la ricerca di informazioni specifiche.
- Connettiti con i lettori
Gli esseri umani useranno il tuo testo, quindi usa uno stile colloquiale. Scrivi in seconda persona, il che contribuisce a rendere il testo più facile da leggere. Usa la forma attiva e il tempo presente il più possibile. Ricorda che i lettori avranno livelli di comprensione diversi, quindi è pratico rendere il testo accessibile.
- Leggi e rivedi
Anche se sei un esperto in materia, leggi e rivedi sempre il tuo testo. L'utilizzo di un editor e di un correttore di bozze aiuterà a testare il documento e a trovare errori al suo interno prima dell'invio.
- Ottenere un feedback
Il feedback ti aiuterà a migliorare le tue capacità di scrittura tecnica. Saprai se il tuo documento è utile, se capiscono il messaggio o se le loro domande trovano la soluzione nel tuo testo. Le critiche costruttive e i feedback negativi ti daranno l'opportunità di migliorare le tue capacità di scrittura, poiché altre persone possono vedere errori e altri schemi di scrittura non necessari che tu non puoi vedere.
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